AVG Dossier met Privacy Verklaring

VNF-Apeldoorn (VNF-A), statutair gevestigd aan Driehoek 16, 7312 CP Apeldoorn, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit dossier.
Contactgegevens:
Website: https://www.vnf-apeldoorn.nl
Adres: Driehoek 16, 7312 CP Apeldoorn
Telefoonnummer:  06-53946364

Inhoud

  • Register verwerkingen
  • Privacy Verklaring
  • Bestuursbesluiten rondom de AVG
  • Beleid rondom continuïteit
  • Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming


Registerverwerkingen
In dit dossier is vastgelegd hoe VNF-A omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens als daar zijn voor- en achternaam, woon- of verblijfplaats, vast en/of mobiel telefoonnummer en e-mailadres. Met welke instanties ze worden gedeeld en waarom en hoe hiervoor toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van onze vereniging in dit dossier opgenomen en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met onze vereniging van doen hebben.

VNF-A hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:

Spreadsheet ledenadministratie, persoonsgegevens

De spreadsheet is als volgt opgebouwd:

– Voornaam
– Achternaam
– Straat
– Postcode
– Woon- of verblijfplaats
– Vast en/of mobiel telefoonnummer
– E-mailadres
– Pasfoto ja/nee

NAW -gegevens zijn nodig om onze leden per post te kunnen bereiken en eventueel na afspraak een (zieken)bezoek te kunnen afleggen.

Het vaste en/of mobiele telefoonnummer is noodzakelijk om onze leden te bereiken zodat:
– een activiteit op het laatste moment kan worden afgezegd;
– een lid eraan kan worden herinnerd dat de contributie nog niet is betaald;
– een lid kan worden voorzien van informatie of om informatie kan worden gevraagd.

Het e-mailadres uit deze spreadsheet wordt gebruikt omdat:
– alle correspondentie met de leden over onze verenigingsactiviteiten en/of lidmaatschap per mail wordt verstuurd. Het e-mailadres uit deze spreadsheet wordt niet aan anderen verstrekt.

Wanneer een nieuw lid zich aanmeldt wordt om een pasfoto gevraagd. Daarbij wordt aangegeven dat deze pasfoto wordt gebruikt voor de ledenpas. Deze ledenpas kan door het betreffende lid worden gebruikt om kortingen te verkrijgen bij fotografie gerelateerde leveranciers. Ook wordt de foto gebruikt in het smoelenboek. Dit smoelenboek staat op de website van VNF-A en is alleen in te zien door leden.
De pasfoto is verplicht voor de ledenpas. Een lid geeft via het aanmeldingsformulier al dan niet toestemming om de foto te laten gebruiken voor het smoelenboek.
Er bestaat binnen onze vereniging nog een tweede spreadsheet. In deze spreadsheet staat de voornaam, achternaam en het e-mailadres van bepaalde leden vermeld. Alle leden op deze lijst hebben uitdrukkelijk toestemming gegeven aan VNF-A om deze lijst ter beschikking te stellen aan CameraraNu.nl. CameraNu.nl gaat het e-mailadres gebruiken om de leden nieuwsbrieven, acties en kortingscodes te sturen. CameraNu.nl is verplicht te vermelden dat de mail vanuit een mailinglijst wordt gestuurd. Ook moet CameraNu.nl ervoor zorgen dat onze leden zich te allen tijde en eenvoudig kunnen afmelden voor deze mailberichten.

Privacy Verklaring

VNF-A legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het lidmaatschap.
Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen zoals nieuwsbrieven. Ook wordt uw e-mailadres gebruikt om u te informeren over afgesloten en komende activiteiten.
Bovengenoemde gegevens worden zonder uw uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming niet aan derden verstrekt.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als lid. Stuur hiervoor een mail naar ledenadministratie@vnf-apeldoorn.nl. 
De uiterste opzegtermijn is 30 november voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar.
Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan de ledenadministratie.
Wij bewaren uw gegevens gedurende uw lidmaatschap. Bij het opzeggen van uw lidmaatschap worden uw gegevens verwijderd uit de ledenadministratie en uw account wordt van de website verwijderd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht, historisch onderzoek of archivering.
VNF-A zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan VNF-A toevertrouwde persoonsbestanden.

Bestuursbesluiten rondom AVG

Indien wij van mening zijn dat een formele kwestie uit de wet voor VNF-A als kleine organisatie een onredelijke belasting vormt zal het bestuur hierover een gemotiveerde beslissing nemen en vastleggen in het AVG dossier.

Beleid rondom continuïteit

De spreadsheet ledenadministratie wordt lokaal beheerd op een Mac/PC bij de penningmeester en de ledenadministratie. Beide bestuurders maken iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die de bestuurder bewaart in een afsluitbare lade.

Toezichthouder 

Omdat VNF-A een kleine organisatie is, heeft het geen Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Aanmeldingsprocedure nieuwe leden

Aspirant-leden kunnen zich aanmelden bij VNF-A via een formulier op de website. Dit formulier komt binnen bij de ledenadministratie. De ledenadministratie voorziet de aspirant-leden van documenten die dienen te worden terug gemaild. Hierna krijgen aspirantleden al dan niet toestemming lid te worden van VNF-A. Aspirant-leden worden bij het aanmelden gewezen op de AVG dossier met Privacyverklaring welke duidelijk staat vermeld op de website van VNF-A. Aspirant-leden moeten expliciet akkoord gaan met dit dossier (met daarin de Privacyverklaring) door een vinkje te zetten dat men akkoord gaat. In het aanmeldingsformulier staat een link naar het AVG dossier.

Bewustwording website

Alle bestuursleden worden op de hoogte gebracht van alle aspecten van het AVG dossier. Dit gebeurt doordat dit onderwerp met regelmaat in de agenda van de bestuursvergaderingen wordt gezet.
Onze website is voorzien van een SSL-certificaat.
Er is een cookie notice op de website geplaatst.